PROCESO DE REINGENIERÍA

La reingeniería de procesos es una técnica avanzada de gestión de la calidad.

La reingeniería de procesos es una técnica en virtud de la cual se analiza en profundidad el funcionamiento de uno o varios procesos dentro de una empresa con el fin de rediseñarlos por completo y mejorar radicalmente

La reingeniería de procesos surge como respuesta a las ineficiencias propias de la organización funcional en las empresas y sigue un método estructurado consistente en:

1. Identificar los procesos clave de la empresa.
2. Asignar responsabilidad sobre dichos procesos a un "propietario".
3. Definir los límites del proceso.
4. Medir el funcionamiento del proceso.
5. Rediseñar el proceso para mejorar su funcionamiento.

Un proceso es un conjunto de actividades organizadas para conseguir un fin, desde la producción de un objeto o prestación de un servicio hasta la realización de cualquier actividad interna (Vg.: elaboración de una factura). Los objetivos clave del negocio dependen de procesos de negocio interfuncionales eficaces, y, sin embargo, estos procesos no se gestionan. El resultado es que los procesos de negocio se convierten en ineficaces e ineficientes, lo que hace necesario adoptar un método de gestión por procesos.

Durante muchos años, casi todas las organizaciones empresariales se han organizado verticalmente, por funciones. Actualmente, la organización por procesos permite prestar más atención a la satisfacción del cliente, mediante una gestión integral eficaz y eficiente: se produce la transición del sistema de gestión funcional al sistema de gestión por procesos. La gestión por procesos se desarrolla en tres fases, después de identificar los procesos clave y asignar las responsabilidades (propietarios y equipos).

Aspectos importantes:

1. Crear un grupo multifuncional que represente los supuestos organizacionales considerados en el nuevo diseño. (Específicamente los procesos básicos redefinidos desde la perspectiva del cliente).
2. Diseñar los procesos y comparar con los flujos funcionales previos.
3. Simular como funcionarían los nuevos diseños.
4. Seleccionar e implementar un proceso, elegido para no crear problemas en la organización funcional existente.
5. Diseñar el proceso definitivo de acuerdo a la terminología y símbolos.
6. Implementar la documentación y formatos requeridos para el proceso.
7. Medir los resultados del proceso implementado.

Pirámide Documental:

Es el soporte físico sobre el que se asienta el sistema de gestión de la calidad, consta de: 1.Manual de Calidad, 2. Procedimientos, 3. Instrucciones técnicas. Una representación de estos tres niveles de que costa el sistema de calidad; donde el Manual de Calidad forma el primer nivel de documentación, bajo éste se sitúa los Procedimientos relativos a la Calidad. En el nivel más bajo se encuentra las instrucciones técnicas.

1.- En el Manual de Calidad se encuentran entre otras cosas: El libro de presentación (historia) y descripción de la empresa (localización, personal, etc.), la misión, visión y valores, las líneas generales que se plantea como estrategia sobre la que definir objetivos, en definitiva, todo aquello que constituye la política de calidad de la empresa; también se incluye un breve resumen de los procedimientos de Calidad. El Manual de Calidad debe ser un documento de presentación de la empresa, que se enseña a los clientes. Debe tener una imagen cuidada.

2.- Los Procedimientos, resumidos en el Manual de Calidad en forma de "imagen hacia el cliente" y no redactados de forma técnica, son considerados individualmente en este nivel de documentación. Ahora sí deben redactarse de forma correcta, de manera que incluyan todos los aspectos que indica la norma para cada uno de ellos y que representes, al fin y al cabo, exactamente como se hacen las cosas en la empresa: desde como se gestionan las quejas y reclamaciones, como se evaluan los proveedores, como se transforma el producto o el servicio que realiza la empresa, hasta como se detectan y corrigen errores. La norma detalla cada uno de los procedimientos que se deben incluir en el Sistema de Calidad de una empresa pero no nos dirá que debe contener cada uno de ellos para cada caso particular, eso debe decirlo la propia empresa que está implantando su Sistema de Gestión de la Calidad.

3.- Las Instrucciones Técnicas, el nivel más bajo en la pirámide documental, constituye la información técnica sobre la que se basan algunos de los procedimientos de la empresa. Aquí están incluidos todos los Registros del Sistema de Calidad (formularios de reclamaciones, de compras internas o externas, de resultados de métodos preventivos de corrección de errores, etc.), así como las instrucciones necesarias para el funcionamiento de una determinada máquina, la normativa externa (de cualquier tipo) que debe cumplir la empresa, etc. Deben redactarse (en el caso de manuales de funcionamiento de máquinas o de metodologías a seguir) de forma que cualquier experto en el tema pueda realizar la tarea sin necesidad de consultar ninguna otra fuente que no sea la propia instrucción técnica.